Depurador de listas de correo

Lo que cuesta una lista sucia

Gmail, Outlook.com, Yahoo y los demás grandes proveedores de buzones mantienen una opinión constante de cada remitente. Una de las cosas que más pesa es la proporción de tus mensajes dirigidos a buzones que no existen. Cada uno vuelve como rebote duro, normalmente con el código 550 5.1.1. Si sigues produciéndolos, pareces alguien que compró o adivinó direcciones. Tu siguiente campaña acaba entonces en spam para toda la lista.

La mayoría de las direcciones malas las escribieron personas reales con prisa: gmial.com, hotmail.con, una coma final copiada de una hoja de cálculo. Los duplicados dañan de otra manera. La misma persona recibe el mensaje dos veces y es más probable que pulse «Marcar como spam».

Qué pasa con cada fila

1. Lectura del archivo. La herramienta detecta la codificación (UTF-8, UTF-16, si no Windows-1252) y luego el separador, a partir de las primeras 60 líneas. La columna de correo es la que tiene más celdas con @. Puedes corregir las tres cosas a mano.
2. Limpieza inofensiva. Se quitan los caracteres invisibles, los espacios alrededor, mailto:, el formato Nombre <dirección>, las comillas, los corchetes y la puntuación final. El dominio pasa a minúsculas. La parte anterior a la @ se queda como se escribió.
3. Forma de la dirección. Exactamente una @, sin espacios, 254 caracteres como máximo y 64 antes de la @, sin punto al principio, al final ni repetido, un dominio con al menos un punto y una terminación alfabética.
4. Errores de dominio. El dominio se compara con una lista de unos 80 dominios de buzón muy usados. La medida es la distancia de edición, es decir, el número de inserciones, eliminaciones, sustituciones o intercambios de una sola letra necesarios para convertir uno en otro. Se tolera una edición para un nombre de cinco letras y dos para los más largos si la primera letra coincide. Los nombres de menos de cinco letras nunca se corrigen. Las terminaciones que no existen, como .con, .cmo o .comm, pasan a .com. Lo mismo ocurre con gmail,com y gmailcom.
5. Duplicados. Las direcciones se comparan sin distinguir mayúsculas de minúsculas. La primera aparición se conserva y las siguientes se descartan.
6. Buzones desechables. Se rechazan las direcciones de unos quince servicios temporales como Mailinator, YOPmail o Guerrilla Mail.

Las correcciones de errores son solo propuestas. Nada cambia hasta que aceptas una corrección, una por una o todas juntas.

Cómo leer los estados

Válida

Bien formada, vista una sola vez, nada que señalar.

Por corregir, luego Corregida

Un probable error de dominio con el reemplazo sugerido. «Error probable» significa una coincidencia cercana con un proveedor conocido. «Corrección probable» es menos segura, por ejemplo gmail.fr leído como gmail.com.

Duplicada

La misma dirección que una fila anterior, y se te da el número de esa fila.

Rechazada

Mal formada, desechable o de un proveedor cuyo servicio de correo ha terminado. Se muestra el motivo.

Conservada, con una nota

Una dirección de rol como info@, sales@ o support@, que llega a un equipo y no a una persona. También dos filas que probablemente comparten buzón. Gmail ignora los puntos y todo lo que sigue a un +, así que j.smith+news@gmail.com y jsmith@gmail.com entregan en el mismo lugar. Estas se quedan a menos que elijas quitar las direcciones de rol.

A vigilar

Un proveedor que ha anunciado el fin de su servicio de correo, o letras con acento antes de la @, que muchos servidores todavía rechazan.

El archivo limpio conserva tus otras columnas, tu fila de encabezado y tu separador, con la dirección corregida en su lugar. Se guarda como UTF-8 con marca de orden de bytes para que Excel lo abra bien. Un segundo archivo lista las filas rechazadas con una columna de motivo.

Lo que una revisión de formato no puede saber

Esta herramienta nunca contacta con un servidor de correo. No consulta el dominio en el DNS y no comprueba si el buzón existe. Una dirección perfectamente formada en un dominio real aún puede rebotar porque la persona dejó la empresa el año pasado.

Ningún software puede ver un error antes de la @, como jonh.smith. Los dominios de empresas y escuelas no se comparan con nada, así que acme-crop.com pasa. La lista de proveedores que cierran solo cubre un puñado de proveedores regionales de internet.

La prueba real es el primer envío. Después, exporta los rebotes duros desde tu plataforma de correo y elimínalos para siempre. Nuestro decodificador de mensajes de rebote explica los códigos que te encontrarás.