Nettoyeur de liste d’e-mails

Ce que coûte une liste sale

Gmail, Outlook.com, Yahoo et les autres grands fournisseurs de messagerie tiennent à jour une opinion sur chaque expéditeur. Un des éléments qui pèsent le plus est la part de vos messages adressés à des boîtes qui n’existent pas. Chacun revient en rebond définitif, généralement avec le code 550 5.1.1. Si vous en produisez sans cesse, vous ressemblez à quelqu’un qui a acheté ou deviné des adresses. Votre prochaine campagne atterrit alors dans les indésirables pour toute la liste.

La plupart des mauvaises adresses ont été saisies par de vraies personnes pressées : gmial.com, hotmail.con, une virgule traînante copiée depuis un tableur. Les doublons nuisent autrement. La même personne reçoit le message deux fois et risque davantage d’appuyer sur « Signaler comme spam ».

Ce qui arrive à chaque ligne

1. Lecture du fichier. L’outil détecte l’encodage (UTF-8, UTF-16, sinon Windows-1252), puis le séparateur, à partir des 60 premières lignes. La colonne des e-mails est celle dont le plus de cellules contiennent @. Vous pouvez corriger les trois à la main.
2. Nettoyage sans risque. Les caractères invisibles, les espaces autour, mailto:, l’habillage Nom <adresse>, les guillemets, les crochets et la ponctuation finale sont retirés. Le domaine est mis en minuscules. La partie avant le @ reste telle que saisie.
3. Forme de l’adresse. Un seul @ exactement, aucune espace, 254 caractères au plus dont 64 avant le @, aucun point au début, à la fin ou doublé, un domaine avec au moins un point et une terminaison alphabétique.
4. Fautes de domaine. Le domaine est comparé à une liste d’environ 80 domaines de messagerie très répandus. La mesure est la distance d’édition, c’est-à-dire le nombre d’insertions, de suppressions, de substitutions ou d’échanges d’une seule lettre qu’il faut pour passer de l’un à l’autre. Une modification est tolérée pour un nom de cinq lettres, deux pour les plus longs si la première lettre correspond. Les noms de moins de cinq lettres ne sont jamais corrigés. Les terminaisons qui n’existent pas, comme .con, .cmo ou .comm, deviennent .com. Il en va de même pour gmail,com et gmailcom.
5. Doublons. Les adresses sont comparées sans tenir compte de la casse. La première occurrence reste et les suivantes sont retirées.
6. Boîtes jetables. Les adresses d’une quinzaine de services éphémères comme Mailinator, YOPmail ou Guerrilla Mail sont rejetées.

Les corrections de fautes ne sont que des propositions. Rien ne change tant que vous n’acceptez pas une correction, une par une ou toutes ensemble.

Lire les statuts

Valide

Bien formée, vue une seule fois, rien à signaler.

À corriger, puis Corrigée

Une faute de domaine probable, avec le remplacement suggéré. « Faute probable » signifie une correspondance proche avec un fournisseur connu. « Correction probable » est moins sûre, par exemple gmail.fr lu comme gmail.com.

Doublon

Même adresse qu’une ligne précédente et vous recevez le numéro de cette ligne.

Rejetée

Mal formée, jetable, ou chez un fournisseur dont le service de messagerie a pris fin. La raison est affichée.

Gardée, avec une note

Une adresse générique comme info@, sales@ ou support@, qui joint une équipe et non une seule personne. Aussi deux lignes qui partagent probablement une même boîte. Gmail ignore les points et tout ce qui suit un +, donc j.smith+news@gmail.com et jsmith@gmail.com arrivent au même endroit. Elles restent, sauf si vous choisissez de retirer les adresses génériques.

À surveiller

Un fournisseur qui a annoncé la fin de son service de messagerie, ou des lettres accentuées avant le @, que de nombreux serveurs refusent encore.

Le fichier propre conserve vos autres colonnes, votre ligne d’en-tête et votre séparateur, avec l’adresse corrigée à sa place. Il est enregistré en UTF-8 avec une marque d’ordre des octets pour qu’Excel l’ouvre correctement. Un second fichier liste les lignes rejetées avec une colonne de raison.

Ce qu’une vérification de forme ne peut pas savoir

Cet outil ne contacte jamais de serveur de messagerie. Il ne consulte pas le domaine dans le DNS et ne teste pas si la boîte existe. Une adresse parfaitement formée chez un vrai domaine peut quand même rebondir parce que la personne a quitté l’entreprise l’an dernier.

Aucun logiciel ne peut voir une faute avant le @, comme jonh.smith. Les domaines d’entreprise et d’école ne sont comparés à rien, donc acme-crop.com passe. La liste des fournisseurs qui ferment ne couvre qu’une poignée de fournisseurs d’accès régionaux.

Le vrai test, c’est le premier envoi. Ensuite, exportez les rebonds définitifs depuis votre plateforme d’e-mail et retirez-les pour de bon. Notre décodeur de messages de rebond explique les codes que vous croiserez.