E-Mail-Liste bereinigen

Was eine schmutzige Liste kostet

Gmail, Outlook.com, Yahoo und die anderen großen Postfachanbieter führen über jeden Absender eine laufende Bewertung. Mit am schwersten wiegt der Anteil Ihrer Nachrichten an Postfächer, die nicht existieren. Jede davon kommt als Hard Bounce zurück, meist mit dem Code 550 5.1.1. Produzieren Sie weiter solche Bounces, sehen Sie aus wie jemand, der Adressen gekauft oder erraten hat. Ihre nächste Kampagne landet dann bei allen auf der Liste im Spam.

Die meisten falschen Adressen wurden von echten Menschen in Eile getippt: gmial.com, hotmail.con, ein aus einer Tabelle mitkopiertes Komma am Ende. Duplikate schaden auf andere Weise. Dieselbe Person bekommt die Nachricht zweimal und klickt eher auf „Als Spam melden“.

Was mit jeder Zeile passiert

1. Datei lesen. Das Tool erkennt die Kodierung (UTF-8, UTF-16, sonst Windows-1252), dann das Trennzeichen, anhand der ersten 60 Zeilen. Die E-Mail-Spalte ist die mit den meisten Zellen, die ein @ enthalten. Alle drei können Sie von Hand korrigieren.
2. Harmlose Bereinigung. Unsichtbare Zeichen, umgebende Leerzeichen, mailto:, eine Hülle der Form Name <address>, Anführungszeichen, Klammern und Satzzeichen am Ende werden entfernt. Die Domain wird kleingeschrieben. Der Teil vor dem @ bleibt, wie er getippt wurde.
3. Form der Adresse. Genau ein @, kein Leerzeichen, höchstens 254 Zeichen und 64 vor dem @, kein Punkt am Anfang, am Ende oder doppelt, eine Domain mit mindestens einem Punkt und einer Endung aus Buchstaben.
4. Tippfehler in der Domain. Die Domain wird mit einer Liste von rund 80 verbreiteten Postfach-Domains verglichen. Das Maß ist die Editierdistanz, also die Zahl der Einfügungen, Löschungen, Ersetzungen oder Vertauschungen einzelner Buchstaben, die nötig sind, um das eine in das andere zu verwandeln. Bei einem Namen mit fünf Buchstaben wird eine Änderung toleriert, bei längeren zwei, wenn der erste Buchstabe stimmt. Namen mit weniger als fünf Buchstaben werden nie korrigiert. Endungen, die es nicht gibt, wie .con, .cmo oder .comm, werden zu .com. Ebenso gmail,com und gmailcom.
5. Duplikate. Adressen werden ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung verglichen. Das erste Vorkommen bleibt, spätere werden entfernt.
6. Wegwerf-Postfächer. Adressen bei rund fünfzehn Wegwerfdiensten wie Mailinator, YOPmail oder Guerrilla Mail werden abgelehnt.

Korrekturen von Tippfehlern sind nur Vorschläge. Nichts ändert sich, bevor Sie eine Korrektur annehmen, einzeln oder alle zusammen.

Die Status lesen

Gültig

Korrekt aufgebaut, einmal gesehen, nichts zu melden.

Zu korrigieren, dann Korrigiert

Ein wahrscheinlicher Tippfehler in der Domain, mit vorgeschlagenem Ersatz. „Wahrscheinlicher Tippfehler“ bedeutet große Ähnlichkeit mit einem bekannten Anbieter. „Wahrscheinliche Korrektur“ ist weniger sicher, zum Beispiel gmail.fr, gelesen als gmail.com.

Duplikat

Dieselbe Adresse wie in einer früheren Zeile, deren Nummer Ihnen angezeigt wird.

Abgelehnt

Fehlerhaft, Wegwerfadresse oder bei einem Anbieter, dessen Maildienst eingestellt wurde. Der Grund wird angezeigt.

Behalten, mit Hinweis

Eine Rollenadresse wie info@, sales@ oder support@, die ein Team erreicht und nicht eine Person. Außerdem zwei Zeilen, die wahrscheinlich dasselbe Postfach teilen. Gmail ignoriert Punkte und alles nach einem +, j.smith+news@gmail.com und jsmith@gmail.com landen also am selben Ort. Diese bleiben, außer Sie entscheiden sich, Rollenadressen zu entfernen.

Im Auge behalten

Ein Anbieter, der das Ende seines Maildienstes angekündigt hat, oder Buchstaben mit Akzent vor dem @, die viele Server noch ablehnen.

Die bereinigte Datei behält Ihre anderen Spalten, Ihre Kopfzeile und Ihr Trennzeichen, mit der korrigierten Adresse an ihrem Platz. Sie wird als UTF-8 mit Byte-Order-Mark gespeichert, damit Excel sie korrekt öffnet. Eine zweite Datei listet die abgelehnten Zeilen mit einer Spalte für den Grund auf.

Was eine Formatprüfung nicht wissen kann

Dieses Tool kontaktiert nie einen Mailserver. Es schlägt die Domain nicht im DNS nach und prüft nicht, ob das Postfach existiert. Eine einwandfrei aufgebaute Adresse bei einer echten Domain kann trotzdem zurückkommen, weil die Person letztes Jahr die Firma verlassen hat.

Keine Software kann einen Tippfehler vor dem @ erkennen, etwa jonh.smith. Firmen- und Schul-Domains werden mit nichts verglichen, acme-crop.com geht also durch. Die Liste der Anbieter, die schließen, umfasst nur eine Handvoll regionaler Internetanbieter.

Der echte Test ist der erste Versand. Exportieren Sie danach die Hard Bounces aus Ihrer E-Mail-Plattform und entfernen Sie sie endgültig. Unser Bounce-Decoder erklärt die Codes, auf die Sie stoßen werden.