Pulizia della mailing list

Quanto costa una lista sporca

Gmail, Outlook.com, Yahoo e gli altri grandi provider di posta tengono un giudizio aggiornato su ogni mittente. Una delle cose che pesa di più è la quota dei tuoi messaggi indirizzati a caselle che non esistono. Ognuno torna indietro come hard bounce, di solito con il codice 550 5.1.1. Se continui a produrne, sembri qualcuno che ha comprato o tirato a indovinare gli indirizzi. La tua campagna successiva finisce allora nello spam per tutti quelli della lista.

La maggior parte degli indirizzi errati è stata digitata da persone vere di fretta: gmial.com, hotmail.con, una virgola finale copiata da un foglio di calcolo. I duplicati fanno danni in un altro modo. La stessa persona riceve il messaggio due volte ed è più propensa a premere «Segnala come spam».

Cosa succede a ogni riga

1. Lettura del file. Lo strumento rileva la codifica (UTF-8, UTF-16, altrimenti Windows-1252), poi il separatore, dalle prime 60 righe. La colonna delle e-mail è quella con più celle che contengono @. Puoi correggere tutte e tre le cose a mano.
2. Pulizia innocua. Vengono tolti caratteri invisibili, spazi intorno, mailto:, un involucro Name <address>, virgolette, parentesi e punteggiatura finale. Il dominio viene messo in minuscolo. La parte prima della @ resta come è stata digitata.
3. Forma dell’indirizzo. Esattamente una @, nessuno spazio, al massimo 254 caratteri e 64 prima della @, nessun punto all’inizio, alla fine o doppio, un dominio con almeno un punto e una terminazione alfabetica.
4. Refusi nel dominio. Il dominio viene confrontato con un elenco di circa 80 domini di posta molto diffusi. La misura è la distanza di edit, cioè il numero di inserimenti, cancellazioni, sostituzioni o scambi di una singola lettera necessari per trasformare uno nell’altro. Si tollera una modifica per un nome di cinque lettere, due per quelli più lunghi se la prima lettera coincide. I nomi più corti di cinque lettere non vengono mai corretti. Le terminazioni che non esistono, come .con, .cmo o .comm, diventano .com. Lo stesso vale per gmail,com e gmailcom.
5. Duplicati. Gli indirizzi vengono confrontati senza badare a maiuscole e minuscole. La prima occorrenza resta e quelle successive vengono scartate.
6. Caselle usa e getta. Vengono respinti gli indirizzi di una quindicina di servizi usa e getta come Mailinator, YOPmail o Guerrilla Mail.

Le correzioni dei refusi sono solo proposte. Non cambia niente finché non accetti una correzione, una alla volta o tutte insieme.

Come leggere gli stati

Valido

Ben formato, visto una volta sola, niente da segnalare.

Da correggere, poi Corretto

Un probabile refuso nel dominio con la sostituzione suggerita. «Refuso probabile» indica una corrispondenza stretta con un provider noto. «Correzione probabile» è meno sicura, per esempio gmail.fr letto come gmail.com.

Duplicato

Stesso indirizzo di una riga precedente, di cui ti viene dato il numero.

Respinto

Malformato, usa e getta, oppure presso un provider il cui servizio di posta è terminato. Il motivo viene mostrato.

Tenuto, con una nota

Un indirizzo di ruolo come info@, sales@ o support@, che raggiunge un gruppo e non una persona. Oppure due righe che probabilmente condividono una casella. Gmail ignora i punti e tutto ciò che segue un +, quindi j.smith+news@gmail.com e jsmith@gmail.com arrivano nello stesso posto. Queste righe restano, a meno che tu non scelga di rimuovere gli indirizzi di ruolo.

Da tenere d’occhio

Un provider che ha annunciato la fine del suo servizio di posta, oppure lettere accentate prima della @, che molti server rifiutano ancora.

Il file pulito conserva le altre colonne, la riga di intestazione e il separatore, con l’indirizzo corretto al suo posto. Viene salvato in UTF-8 con byte order mark, così Excel lo apre correttamente. Un secondo file elenca le righe respinte con una colonna per il motivo.

Cosa un controllo di formato non può sapere

Questo strumento non contatta mai un server di posta. Non cerca il dominio nel DNS e non verifica se la casella esiste. Un indirizzo perfettamente formato su un dominio reale può comunque rimbalzare perché la persona ha lasciato l’azienda l’anno scorso.

Nessun software può vedere un refuso prima della @, come jonh.smith. I domini di aziende e scuole non vengono confrontati con niente, quindi acme-crop.com passa. L’elenco dei provider in chiusura copre solo una manciata di provider internet regionali.

La vera prova è il primo invio. Dopo, esporta gli hard bounce dalla tua piattaforma e-mail e rimuovili per sempre. Il nostro decodificatore dei messaggi di rimbalzo spiega i codici che incontrerai.